برگزاری جشنواره ها ، سمینارها و نمایشگاهها 93/04/02 تکمیل شده توسط آقای کرمی

 

برگزاری جشنواره ها ، سمینارها و نمایشگاهها

برخی افراد بر این باورند که روابط عمومی هنری شخصی است . دسته دوم معتقدندروابط عمومی  اکتسابی و با کسب تجربه بدست می آید اما تعریفی که جامع تر از دو نگاه دیگر میباشد این است که روابط عمومی علمی ارتباطی است که دو دیدگاه قبلی را هم در بر میگیرد .

چهار وظیفه عمده روابط عمومی چیست ؟ تبلیغات - تحقیقات - ارتباطات - انتشارات .

گردهمائی  یا همایش  meeting : هرنوع گردهمائی دو نفره یا بیشتر مردم برای تبادل اطلاعات که با اهداف تجاری ، اجتماعی ، مذهبی یا علمی برگزار شود را میتینگ میگویند .این واژه در فارسی به معنای جلسه ، نشست ، انجمن ، ملاقات و همایش آمده است .معمولا" میتینگهای کوچک بین دو تا پانزده نفر و میتینگهای بزرگ با بیش از پانزده نفر تشکیل میشود و میتواند انواع مختلفی مانند کنفرانس ، کنگره ، سمینار ، کارگاه آموزشی ، سمپوزیوم ، کانونشن یا کنوانسیون داشته باشد .

کنگره  Congress  : این لغت در انگلیسی دارای معنای مختلفی است که از جمله میتوان به هیئت قانونگذاری در آمریکا و در تعریف دانشگاهی ( آکادمیک ) کنگره به گردهمائی رسمی گفته میشود که افرادی متعلق به حرفه ، فرهنگ ، مذهب یا گروهی خاص برای بحث و تصمیم سازی گروهی پیرامون موضعی ویژه و گاه انجام انتخابات جمع میشود و دارای چند خصوصیت برجسته است :

الف – تعداد شرکت کنندگان ( صدها یا هزاران نفر ) .

ب – مدت برنامه اغلب چند روز است .

ج – دارای نشستهای کوچکتر در قالب کارگاه آموزشی ، پانل ، کنفرانس و ........ است .

د – برنامه در فاصله زمانی خاص اغلب یک ، دو یا چند ساله تکرار شونده است .

کنگره های بین المللی یا جهانی معمولا" با فواصل بیش از یکسال و کنگره های ملی با فواصل یکساله برگزار میشود .کنگره ها معمولا"بزرگتر و رسمی تر ازکارگاه آموزشی ( Work shop )،کنفرانس و سمپوزیوم میباشد . درکنگره ها جزء اعضای گروه اصلی تشکیل دهنده معمولا"سازمانهایی نیزبه عنوان حمایت کننده یا حامی یا اسپانسر حضور دارند .

کارگاه آموزشی ( Work Shop ) : به جلساتی گفته میشود که در آن تبادل اندیشه ، بحث آزاد و ارائه روشهای علمی برای کاربر یک مهارت جریان دارد .در کارگاه آموزشی معمولا" تعداد محدودی مشارکت داشته و در باره موضوعی خاص عمیقا" بحث میکنند تا با روند خلاقیت و تولید مثلا" یک خط مشی یا راه حل ویژه آشنا شوند .

در این نوع گردهمائی ، گروهی خاص حضور داشته و کمترین سخنرانی از سوی مدیر برنامه ارائه میشود و در عوض شرکت کنندگان در موضوع مشارکت جدی دارند .کارگاه آموزشی بیش از انتقال دانش محل انتقال تجربیات و رشد مهارت است .

کنفرانس :کنفرانس شامل انواع گردهمائیها در زمینه های مختلف است اما معمولا" به همایشهائی گفته میشود که با برنامه کار و دستور جلسه رسمی برای بحث ، مذاکره ، مشاوره ، همفکری و یا تبادل نظر و مبادله اطلاعات جهت یافتن راه حل رفع مشکلی خاص ، گرفتن رهنمود یا تصمیم سازی تشکیل میشود . شرکت کنندگان از افرادی با علائق  یا تحصیلات یا آموزشهای مشابه به جلسه دعوت شده و در صدد یافتن پاسخی برای پرسشی خاص در زمینه مسائل سازمان ، انجمن یا هیات و یا گروه خود هستند .

کنفرانس دارای تعریف قطعی و محدودیت خاص نیست اما بطور معمول در مقایسه با کنگره دارای ابعاد کوچکتر ، زمان کوتاهتر و اهدافی محدودتر میباشد .معمولا" کنفرانسهادر یک مرکز اجتماعات برگزار شده و میتواند شامل انواعی از روشهای ارتباطی مث میزگرد ، پانل ، سخنرانی عمومی و یا بحثهای پراکنده گروهی البته در راستای یک موضوع واحد باشد .گاه شرکت کنندگان از راه دور و با استفاده از امکانات ارتباطی نوین با هم ارتباط برقرار میکنند که به آن تله کنفرانس ، ویدئو کنفرانس یا کنفرانس از راه دور گفته میشود .همچنین کنفرانس به برنامه های آموزشی که برای گروه کوچکی از دانشجویان سطوح پیشرفته برگزار میشود نیز اطلاق میشود .

سمینار  Seminar  : نوعی کنفرانس است که برای تبادل نظر گروهی کوچک تشکیل میشود که یک یا چند نفر از آنان سخنران و بقیه شنونده هستند . این نوع گردهمائی یا میتینگ میتواند شامل جلسات گروهی از دانشجویان سال بالا ( ترم بالا ) باشد که تحت هدایت یک استاد در یک پژوهش یا مطالعه جدی حول موضوعی خاص شرکت میکند و یا واحد درسی پیشرفته ای را میگذرانند . در این گردهمائی نتایج پیش بینی شده ای مورد انتظار است . در سمینار بیش از تبادل نظر شرکت کنندگان تجربه روش تدریس مورد نظر است . این برنامه معمولا" بصورت خودمانی برگزار شده و روی بخش کوچکی از یک موضوع صحبت میشود و شنوندگان در هر بخش از آن میتوانند سخن گوینده را قطع کرده و سئوال نمایند .

انواع مختلف سمینار وجود دارد ولی اساسا" نوعی بحث آزاد برای تقویت مهارتهای اعضاء اطلاق میشود . این همایش معمولا" در محل سالن کنفرانس یا آمفی تاتر برگزار میشود .

سمپوزیوم Symposium : یک نوع کنفرانس که افرادی با تخصص بالا در یک زمینه خاص گردهم آمده ودرباره موضوعی کاملا" تخصصی بحث میکنند و درآن پیشنهادات و ایده های نو ارائه میشود ( هم اندیشی ) .موضوع اختصاصی میتواند شامل تعیین یا تدوین برنامه ای خاص برای اجرا در آینده یا موافقت جمعی با آن باشند . هر یک از شرکت کنندگان ضمن شنونده بودن در موضوع سخنرانی میکنند .سمپوزیوم مانندیک مجله تخصصی دارای مطالبی با موضوع واحداست .در سمپوزیوم افراد حرفه ای تلاش میکنند که با تبادل تجربه و بینش با آخرین پیشرفتهای حوزه خود در ارتباط باشند لذا معمولا" روی یک جنبه از حرفه خود متمرکز میشوند .

در یونان باستان به جشن جمعی افراد روشنفکر که با نوشیدنی و موسیقی و بحثهای عقلانی توام بوده سمپوزیوم می گفتند . ممکن است یک اتاق کنفرانس برای سمپوزیوم کافی باشد . سمپوزیوم بیشتر سمینار است با این تفاوت که اغلب شنوندگان سخنران هم هستند . همه سمینارها و سمپوزیوم ها کنفرانس هستند اما هرکنفرانسی سمینار یا سمپوزیوم نیست.

تالار گفتگو  Forum: در رم باستان Forum شامل یک محوطه اجتماعات برای داد و ستد و همچنین دادگاه وجود داشته است . Forum به گردهمائی عمومی برای گفتگو ، مناظره ، و بحث آزاد پیرامون موضوعات مورد علاقه مردم و همچنین به محلهای خاصی که برای این منظور ساخته میشود خطاب میشود .امروز به رسانه های عمومی همچون روزنامه ، رادیو ، تلویزیون ، وب سایت و ....... که از نظرات و بحثهای مردم را مد نظر قرار میدهند و پخش میکنند Forum میگویند .در مواردی که بحث آزاد بین چند کارشناس جریان داشته باشد و معمولا" امکان حضور عموم و شنیدن نظرات باشد Forum میگویند ، که یکی از انواع آن دادگاهها است .در Forum یک راه آموزش همگانی و رشد فرهنگ اجتماعی است .

همایش ملی یا بین المللی یا کنوانسیون Convention : بزرگترین نوع گردهمائی است که شامل شکلهای مختلف بحث و نمایشگاه میشود . این نوع همایش معمولا" به عنوان آغاز یک برنامه مهم تلقی میشود .مثلا" یک کنوانسیون میتواند برای تصویب قانون اساسی برگزار شود . معمولا" کنوانسیون به همایشهای سیاسی اطلاق میشود مثل جلسات بزرگ احزاب سیاسی ، اتحادیه های تجاری ، انتخابات ریاست جمهوری و امثالهم .توافقات بین المللی نیز کنوانسیون نامیده میشود .

جشنواره  Festival : به برنامه های شادمانی و سرور در مناسبتهای مذهبی ، فرهنگی ، هنری و گاه برنامه های غیردینی گفته میشود .این نوع جشنها اغلب با برگزاری نمایشگاه و مسابقاتی همراه است و مناسبت آن هم تکرار میشود .

بحث    : Discussionیک مذاکره و بحث جدی گروهی را Discussion میگویند . درمواردی به سخنرانی رسمی نیز Discussion اطلاق میشود . این نوع بحث معمولا" به صورت فعال و طولانی و حول محور موضوعی خاص صورت می گیرد . هدف از بحث ، پیروزی یک طرف نیست بلکه پیشرفت در موضوع بحث و روشنگری مورد نظر است .

جلسه عمومی : جلساتی که برای مشاوره ،کمیسیون و یا جشن و ....... خصوصا" با مشارکت گروهی از اعضای یک دانشگاه ، انجمن ، سازمان و ...... تشکیل میشود . گاهی این نوع جلسات برای اعطای مدرک برگزار میشود .

دبیرهمایش ، ویژگیها و وظایف : هر همایش باید دارای دبیر یا مسئولی باشد که وظیفه او هدایت فکری و اجرای برنامه های مورد نظر یا مرتبط با همایش است . نقش دبیر همایش در تحقق هدفهای آن بسیار مهم با اهمیت است .این امر تا به آن اندازه مهم تلقی میشود که در بسیاری از موارد موفقیت یک همایش را میتوان با توجه به شخصیت علمی و مدیریتی دبیرهمایش مورد سنجش قرارداد .

ویژگیهای دبیرهمایش : بدیهی است که دبیرهمایش باید از جنبه های علمی و مدیریتی شخصیتی بارز و شناخته شده ای در جامعه یا حرفه مربوطه باشد  . پیشینه علمی دبیرهمایش از نظر تخصصی و اعتبار از جمله سوابق آموزشی و پژوهشی و انتشاراتی میتواند عامل موثری در هدایت یک همایش بشمار آید . هرچند که بسیاری از همایشها دارای کمیته علمی برای انتخاب موضوعات همایش ، گزینش و هدایت مقاله های وارده است اما تخصص و پیشینه علمی و مقبولیت دبیر همایش در جلب نظر صاحبنظران و اندیشمندان حرفه مربوطه جهت مشارکت با همایش و یا ارائه مقاله های معتبر بسیار مهم است .

دبیر همایش با داشتن یک پیشینه درخشان در سطح ملی و بین المللی میتوان سایر متخصصان حرفه را برای حضور درهمایش و ارائه مقاله یا ایراد سخنرانی افتتاحیه یا اختتامیه جذب کند . به همین دلیل در انتخاب دبیرهمایش باید ملاحظات و منافع فردی را کنار گذاشت و مصلحت سازمان و موفقیت همایش زیربنای این گزینش را شکل دهد .

 سازمان برگزارکننده همایش شخصیتی را بعنوان دبیر همایش انتخاب کند که دارای ویژگیهای فوق باشد .موفقیت دبیرهمایش در برگزاری خوب گردهمائی موردنظر در واقع موفقیت سازمان برگزارکننده به حساب می آید . دربرخی موارد خود متخصصان و اشخاص بارز در یک سازمان بویژه سازمان آموزشی یا پژوهشی پیشنهاد برگزاری همایش به سازمان متبوع را ارائه میکند .این امر معمولا" با توجه به تخصص و پیشینه علمی فرد در یک حوزه موضوعی خاص صورت میگیرد .در این صورت سازمان مربوطه نیز ا بررسی پیشینه علمی و اجرائی فرد اجازه برگزاری همایش را به وی ابلاغ میکند .

ابلاغ مسئولیت دبیری یک همایش باید بصورت رسمی و طی حکمی از سوی بالاترین مقام سازمان مثل وزیر ، رئیس دانشگاه ، یا مدیرموسسه پژوهشی صادر شود . این امر به اهمیت جدی بودن مسئولیت می افزاید و قدرت دبیر همایش را در گرفتن امکانات لازم و اجرای امور افزایش میدهد . با این حکم کارکنان ذیربط در سازمان ملزم به همکاری با دبیرهمایش میشوند . حکم دبیری همایش از نظر آئیننامه ترفیع و ارتقاء در دانشگاه نیز دارای امتیاز میباشد .

نمایشگاه ها : نمایشگاه ها این فرصت را در اختیار شرکتها ، سازمانها ، دانشگاهها و موسسات قرار میدهند تا دستاوردها ، تولیدات و خدمات علمی ، پژوهشی ، صنعتی و یا فرهنگی ، سیاسی و اجتماعی خود را در معرض نمایش بگذارند .

تعریف نمایشگاه : از دیدگاه واژه شناسی ، نمایشگاه از واژه نمایش و پسوند گاه ترکیب یافته است . بنابراین معنی لغوی آن مکان نمایش است . واژه نمایشگاه از کلمه لاتین  Fair به معنی جشن یا جشنواره مشتق شده است . در روزگاران گذشته مردم برگزاری نمایشگاه را جشن می دانستند که ضمن برپائی مراسم ، پایکوبی و آدابی خاص کالاهای خود را مبادله یا بفروش میرساندند . بنابراین تعریف نمایشگاه به محل یا مکانی گفته میشود که در آن برخی یا گروهی ، محصولات و آثاری که خصلت دیداری دارند را برای هدفهای خاصی در معرض مشاهده و قضاوت مخاطبان آن یعنی گروه هدف قرار میدهند.

از جمله این موضوعها و پدیده های عینی و ملموس میتوان محصولات تولیدی ، کالاهای تجاری ، نمونه های برتر  محصول ،آثار علمی ، هنری ، اسناد و مدارک عملکرد و فرآیند یک فعالیت و ..... را نام برد . امروزه نمایشگاه ها از شکل ابتدائی آن فاصله بسیار گرفته است و جنبه های آموزشی ، کارکرد اقتصادی ، بازاریابی تبلیغات مستقیم و تبادل اطلاعات و نوآوریهای آن در کنار فروش و عرضه کالا و خدمات بسیار مهمتر جلوه میکند . بواقع افراد در جریان برگزاری نمایشگاه در تلاش یافتن موقعیتهای ویژه یا تحقیق در باره موضوعی خاص هستند که این هدفها در مکان مناسب نمایشگاه به بازدیدکنندگان آگاه با توجه به ذوق سلیقه و تخصص پاسخ مناسبی میدهد .

بنابراین نمایشگاه شکل پل ارتباطی به خود گرفته است . البته در کنار بسیاری از گردهمائیها ،نمایشگاهی نیز برگزار میشود که به سازمانها و موسسات آموزشی و علمی ، شرکتهای صنایع ، نشریات تخصصی و سازمانهای انتشاراتی فرصت میدهد تا فعالیتها و خدمات خود را به معرض نمایش بگذارند .

اهداف نمایشگاه :

1 – رشد ، ارتقاء و ایجاد فناوری علمی در راستای برنامه های توسعه پایدار .

2 – بهبود و توسعه دانش فنی و تخصصی طرحهای ملی و بین المللی .

3 – رشد آگاهی و آشنائی محققان داخلی و دستاوردهای نوین کشورهای پیشرفته .

4 – ایجاد و راه اندازی طرحهای ملی متناسب با نیازها و اولویتهای کشور با صرف هزینه و نیروی انسانی کمتر و البته با کیفیت بالاتر .

5 – برقراری ارتباطی محققان داخلی و محققان خارجی .

نمایش پیشرفتها ، توسعه اطلاعات عمومی بازدید کنندگان ، فراهم ساختن موجبات انتقال فناوری ، تحکیم روابط ، توسعه صادرات ، افزایش فرصتهی شغلی بازاریابی ؛القاء یک اندیشه یا نظر خاصی و تلاش برای بدست آوردن موفقیتهای ویژه ، تبادل اطلاعات تخصصی ، ایجاد رقابت سالم و زمینه مساعد برای ارائه آخرین پدیده ها و دستاوردها از جمله دیگر اهداف برگزاری نمایشگاهها میباشد .

انواع نمایشگاه :

بطور کلی 2 نوع نمایشگاه عمومی و تخصصی در سطوح مختلف برگزار میشود اما نمایشگاه را با توجه به نوع محصولات ارائه شده عمومی و تخصصی و معماری نمایشگاه یعنی مسقف و بدون سقف و همچنین کاربرد خاصی نیز طبقه بندی کرده اند که البته هر یک از آنها تعریف  کاربرد خود را دارند .معمولا" نمایشگاه عمومی شامل همه چیز و نمایشگاه تخصصی کاربرد خاصی دارد و محصول و اثر خاصی درنمایشگاه درمعرض دید بازدیدکنندگان قرارمیگیرد . نمایشگاههای کاربردی در واقع نمایشگاههای تخصصی با موضوعات خاص هستند مانند نمایشگاههای علمی ، آموزشی ، سیاسی ، دینی ، تبلیغی ، اطلاع رسانی و هنری که هر یک در موضوعی خاص برگزار میگردند و در آنها منحصر به فردترین محصولات و آثار به نمایش گذاشته میشود .

برنامه ها :

در طول برگزاری نمایشگاه متخصصان و پژوهشگران این فرصت را خواهند داشت تا ضمن بازدید از تازه ترین دستاوردها و پدیده های علمی و فناوریها به تبادل نظر با محققان و صاحبنظران بپردازد . در نمایشگاه سخنرانیهای متعدد علمی در زمینه های مختلف توسط برگزارکنندگان تدارک دیده میشود که فرصت و امکان مناسب را برای تبادل نظر و گفتگوی متقابل فراهم میسازد . همچنین جزوه های اطلاعاتی به زبانهای مختلف اگر نمایشگاه بین المللی باشد به منظور آشنائی محققان ، استادان ، دانشجویان و کارشناسان منتشر میشود . حضور مترجمان درنمایشگاههای بین المللی ارتباط نزدیک وصریح محققان داخلی را با محققان خارجی فراهم میسازد. بطور کلی یک نمایشگاه ممکن است شامل کارگاههای آموزشی ، میزگردهای تخصصی ، مصاحبه ها ، بازدیدها ، سخنرانیهای علمی و نمایش سایر پدیده های عینی و ملموس مانند محصولات تولیدی ، آثار علمی و هنری ، مدارک و اسناد و عملکرد و گزارش باشد .

سایر موارد :

در برپائی یک نمایشگاه باید موارد زیر را مدنظر قرار داد :

1 – اهداف نمایشگاه روشن باشد . 2 – محل و زمان برگزاری نمایشگاه مناسب باشد . 3 – مدیریت نمایشگاه و غرفه ها باید قوی باشد . 4 – طراحی نمایشگاه و غرفه های آن مطلوب و مناسب در نظر گرفته شود . 5 – نمایشگاه در زمان مقرر بازگشائی شود . 6 – هزینه و اعتبار اختصاص یافته به نمایشگاه کافی باشد . 7 – مواد تبلیغی ( کاتالوگ ، بروشور ، و .... ) متناسب با اهداف نمایشگاه باشد . 8 – برای حضور و آگاهی مردم باید تبلیغات مناسبی انجام گیرد . 9 – باید به درخواستهای بازدید کنندگان و سفارش دهندگان ترتیب اثر داد . 10 – برای برپائی یک نمایشگاه موفق باید برنامه ریزی مناسبی انجام داده و همه عوامل دخیل در برگزاری مطلوب نمایشگاه مد نظر قرار گیرد .

یکی از بخشهای اصلی نمایشگاه ، مدیریت و اطلاع رسانی است چنانچه مدیریت نمایشگاه و اطلاع رسانی ، مطلوب نباشد نمایشگاه با استقبال چندانی از سوی بازدید کنندگان مواجه نمی شود و همین امر موجب نارضایتی علاقه مندان و شرکت کنندگان میشود . معمولا" عدم اطلاع رسانی مناسب برای جذب بازدید کنندگان تخصصی و عمومی یکی از مهمترین عوامل نارضایتی شرکت کنندگان در نمایشگاهها است .اطلاع رسانی در نمایشگاه جنبه های مختلفی دارد . یک جنبه آن اطلاع رسانی از طریق رسانه ها و سایر وسائل ارتباط جمعی برای جلب بیشتر بازدیدکنندگان است که جنبه های خارجی دارد ودیگری اطلاع رسانی به بازدیدکنندگانی که بتوانند به آسانی غرفه های مورد نظرخود را مورد بازدید قرار دهند بنابراین مدیریت نمایشگاه باید با توجه به مهارت خاص خود به شیوه ای عمل کند که علاقه مندان و مردم در جریان برگزاری نمایشگاه قرار گیرند که اطلاع رسانی مطلوب و مناسب میتواند چنین زمینه ای را برای برقراری ارتباط موثر با مخاطب فراهم سازد .

کمیته برگزاری نمایشگاه : این کمیته پس از انجام مکاتبات با موسسات و سازمانها و ارتباط با شرکتهائی که قابلیت طرح و اجرای غرفه های نمایشگاه را دارند . رزرو و محل نمایشگاه و تهیه فهرست متقاضیان و سایر امور مرتبط آماده برگزاری و افتتاح نمایشگاه میشود .

ساختار تشکیلاتی گردهمائی ها ( سازمان ) : هر گردهمائی علمی و تخصصی از نظر ساختاری و تشکیلاتی ( سازمان ) دارای یک شورای عالی ( کمیته برگزارکننده ) ، کمیته علمی ، کمیته اجرائی و پاره ای مقررات و دستورالعملها و آئیننامه های اجرائی است که در آن نحوه فعالیت و اختیارات هر یک از اجزاء مجموعه منظور شده است .

ارکان اصلی تشکیلات برگزارکننده گردهمائی ها میتواند بشرح زیر باشد :

شورای عالی گردهمائی ( شورای عالی برنامه ریزی و سیاست گذاری ) : این شورا مرجع تصمیم گیری و قانونگذاری است . این شورا شامل بعضی از نمایندگان سازمانها و موسسات برگزارکننده و استادان برجسته مجموعه مرتبط از دانشگاههای سراسر کشور و بعضی از مدیران عالی کشور است .

وظایف شورای عالی گردهمائی : 1 – جلب حمایت نهادها و دستگاههای مرتبط . 2 – برنامه ریزی کلی روند گردهمائی . 3 – ارائه پیشنهاد در مورد نحوه برگزاری و ارائه مشاوره های لازم . 4 – تصویب خط مشی های کلی نظامها و مقررات ، دستورالعملها و آئیننامه . 5 – تصویب طرح تشکیلات و شرح وظایف و انتخاب دبیران کمیته های گردهمائی . 6 – تائید بودجه و تصویب جوایز برگزیدگان و تصویب نهائی به برگزیده ها . 7 – بررسی و تصویب برنامه های پیشنهادی . 8 – تعیین و تائید سیاستهای کلی مکان برگزاری گردهمائی . 9 – بررسی و ارزیابی عملکردهای کمیته های گردهمائی .

اخذ مجوز : یکی از وظایف اصلی و اولیه شورای عالی هرگردهمائی ، اخذ مجوز از هیئت دولت ( از طریق وزارتخانه مربوطه ) برای برگزاری گردهمائی است . به موجب مصوبه 27 / 9 / 1370 مجلس شورای اسلامی به منظور صرفه جوئی در هزینه ها و جلوگیری از تجمل گرائی برگزاری کنفرانسها ، گردهمائیها ، سمینارها و ........... منوط به اخذ از هیئت وزیران است .

ستاد برگزاری گردهمائی : 1 – دبیر گردهمائی 2 – کمیته علمی 3 – کمیته اجرائی .

وظایف ستاد برگزاری گردهمائی : 1 – برگزاری مطلوب و کیفی گردهمائی 2 – برپائی سخنرانیهای طرازاول و ارائه مقالات برگزیده 3 – برپائی کارگاههای آموزشی ، نمایشگاهها ، میزگردها و پیگیری برنامه های جانبی

وظایف دبیر گردهمائی : تجارب و شواهد موجود نشان میدهد که اعطای ریاست عالی گردهمائی به بالاترین مقام دستگاه برگزار کننده ، یک عنوان کاملا" تشریفاتی است اما دبیر گردهمائی توسط شورای عالی برگزاری گردهمائی تعیین میگردد . البته در گردهمائیهایی که بطور منظم برگزار میگردند ، وجود این کمیته و دبیرخانه دائمی است که پیشنهاد میکنند چه کسی دبیر گردهمائی باشد . بنابراین دبیر گردهمائی ممکن است به پیشنهاد و تائید شورای عالی برنامه ریزی گردهمائی و یا دبیرخانه دائمی و با تائید بالاترین مقام دستگاه برگزار کننده  و یا با رایزنی و موافقت تشکیلات مذکور با حکم رئیس شورای عالی برنامه ریزی و سیاست گذاری به این سمت منصوب شود .در این زمینه مناسبترین شیوه آن است که دبیرگردهمائی توسط شورای عالی که متشکل از اعضای کمیته دائمی و بالاترین مقام دستگاه برگزارکننده و برخی از شخصیتهای علمی طرازاول است تعیین و با حکم رئیس شورا مسئولیت مستقیم برنامه ریزی و اجرای گردهمائی را برعهده گیرد .

دبیرگردهمائی تشکیل جلسات شورای عالی و تشکیل کمیته های اجرائی ، علمی و انجام مکاتبات با بخشهای مسئول و مرتبط و ایجاد هماهنگیهای لازم در اموراجرائی و جذب منابع مالی را برعهده دارد .

عده ای براین باورند که دبیرگردهمائی میتواند برای اجرای امور و پیگیری وظایف محوله فردی را بعنوان مسئول و مدیر اجرائی معین و وظایف را محول کند .

1 . تشکیل کمیته های برگزاری ( علمی و اجرائی )

2 . انتخاب مدیر اجرائی .

3 . یرپرستی کمیته های علمی و اجرائی و هماهنگی و پیگیری امور آن کمیته ها .

4 . هماهنگی فعالیت کمیته های علمی و اجرائی .

5 . انجام کلیه مکاتبات مربوط به گردهمائی با بخشهای داخل و خارج دستگاه برگزارکننده و دعوت از مدعوین

6 . برگزاری مصاحبه های خبری قبل و بعد از برگزاری گردهمائی .

7 . تنظیم برنامه گردهمائی شامل زمان سخنرانیها ، اجرای هر برنامه ، کارگاههای آموزشی ، افتتاحیه ، اختتامیه و غیره .

8 . تشکیل منظم جلسات کمیته های علمی و اجرائی و ارائه صورتجلسات مربوط به شورای عالی .

9 . هماهنگی های لازم با مسئولین مربوطه در ارتباط با هرگونه برنامه جنبی نظیر نمایشگاه ، بازدیدهای علمی ، سفرهای سیاحتی ،دوره های آموزشی و غیره .

10 . تهیه گزارشهای مشروح از برگزاری گردهمائی با اشاره با نقاط قوت و ضعف و ارائه آن .

11 . پیگیری تامین منابع مالی و ارائه گزارش به شورای عالی .

12 . تهیه گزارش پیشگفتار ، مجموعه مقالات ، بیانیه ها و گزارشهای پایانی و نحوه ی همکاری دیگر کمیته ها و شورای عالی و ستادهای برگزاری گردهمائی .

13 . برگزاری سفرهای زیارتی و سیاحتی برای دست اندرکاران و برگزارکنندگان گردهمائی .

14 . برگزاری مراسم تقدیر از برگزارکنندگان گردهمائی .

15 . تهیه قطعنامه پایانی .

16 . دعوت از سخنرانان و مدعوین

17 . ارائه بیلان کار .

کمیته علمی : 1 . دبیر کمیته علمی . 2 . اعضای کمیته علمی ( هیئت داوران )

دبیر کمیته علمی ممکن است صاحبنظران و گروههای مختلفی را برای انجام وظایف خود دعوت به همکاری کند از قبیل کمیته مشورتی خارج از کشور ، هیئت داوران ، کمیته تخصصی و .......

کمیته علمی گردهمائی با بهره گیری از تخصص و توان علمی استادان و متخصصان برجسته در داخل و خارج از کشور به بررسی خلاصه اصل مقالات پرداخته و با در نظر گرفتن جنبه های علمی ، تحقیقاتی و نوآوری تعدادی از آنها را برای ارائه در گردهمائی و چاپ در مجموعه مقالات خواهد پذیرفت .

کمیته علمی معمولا" مقالات علمی کاملی را که دربرگیرنده یافته های نوین علمی پیرامون زمینه های تخصصی گردهمائی باشند را پذیرا میشوند . مقالات ارسالی باید توصیح دقیقی از فعالیتهای تکمیل شده با ذکر جزئیات باشند . ممکن است کمیته علمی متشکل از نمایندگان تمامی موسسات تحقیقی مرتبط و دانشگاههای کشور باشد .

وظایف کمیته علمی : 1 . تعیین موضوعات گردهمائی و همچنین پیشنهاد سیاستها و برنامه زمان بندی شده آن به دبیر گردهمائی و شورای عالی . 2 . دعوت از صاحبنظران جهت ارائه مقالات . 3 . دریافت داوری مقالات . 4 . تهیه بروشورهای علمی . 5 . تنظیم مجموعه مقالات . 6 . آماده سازی برای چاپ . 7 . تهیه فهرست کتب برای نمایشگاه کتاب . 8 . تهیه عناوین کارگاههای آموزشی . 9 . تعیین شورا و اعضای علمی گردهمائی .

کمیته اجرائی : دبیر کمیته اجرائی یکی از کمیته های مهم گردهمائی کمیته اجرائی است که اعضای آن تلاشهای زیادی را درجهت هرچه بهتر برگزار شدن گردهمائی مصروف میدارند .

اعضای کمیته اجرائی برای برگزاری گردهمائی ، باید کارهای بدون تعطیلی زیادی را تحمل کنند . وظیفه کمیته اجرائی فراهم آوردن تسهیلات و امکانات لازم برای حسن اجرای گردهمائی و نظارت بر آن است .

برنامه اجرائی گردهمائی شامل : روزهای برگزاری ، برنامه های هرروز ، مراسم افتتاحیه ، سخنرانیها ، میزگردها ، نمایشگاهها ، کارگاههای مراسم افتتاحیه و ...... خواهد بود .

وظایف کمیته اجرایی:

  1. تعیین و یا بررسی پیش نویس مقررات طرح تشکیلات و تنظیم بودجه و پیشنهاد به کمیته عالی برای تایید نهایی
  2. مطالعه و یا بررسی اولیه مقالات و آثار ارائه شده و دسته بندی و ارجاع به کمیته عالی و داوران.
  3. طرح تندیس گردهمایی و پیشنهاد به کمیته عالی
  4. برگزاری گردهمایی و انجام تمام امور مربوط به آن
  5. هماهنگی با تمام بخش­های مختلف برای استفاده از امکانات موجود
  6. ارائه خدمات تبلیغاتی سمعی و بصری و آماده­سازی محل برگزاری و برنامه­های جانبی و فوق برنامه
  7. ارائه سرویس ایاب و ذهاب حافظتی و تزئینی
  8. ارائه خدمات خوابگاهی و غذاخوری
  9. ارائه خدمات انتشاراتی
  10. ارائه خدمات خبری و تشریفاتی
  11. دعوت از سخنرانان و استادان برگزیده علمی
  12. ترجمه مطالب دریافتی از میهمانان خارجی و ارائه آن به کمیته علمی
  13. برگزاری جلسات توجیهی با حضور دست اندرکاران
  14. تعیین محل برگزاری و ارجاع آن کمیته عالی
  15. تدوین برنامه­های جنبی و فرهنگی شامل نمایشگاه کتاب و نرم افزاری،‌ بازدیدها و دیدارها

16. جذب اسپانسر و حمایت کننده و جذب کمکهای نقدی وغیره

  1. انتخاب شعار برای گردهمایی
  2. پوشش بیمه: بهتر است تمامی شرکت کنندگان در گردهمایی در ایام برگزاری گردهمایی و همچنین در محل اقامت تحت پوشش بیمه حوادث باشند.
  3. ارائه خدمات پزشکی و پزشک باید در تمام ساعات برگزاری گردهمایی برای ارائه خدمات درمانی در محل آماده

اعضای کمیته اجرایی توسط دبیر کمیته اجرایی پیشنهاد و با حکم رئیس شورای عالی برنامه­ریزی به عضویت در کمیته منسوب می­شوند

اعضای اصلی کمیته اجرایی

   اعضای اجرایی مسئول مستقیم برگزاری گردهمایی و پیاده کردن سیاست­های مصوب شورای عالی است و اعضای اصلی آن واحدهای روابط عمومی،‌ روابط بین الملل،‌ ارتباط با صنعت، امور مالی، انتشارات، تدارکات، مسئول سخنرانی­های تخصصی، مسئول اسکان، مسئول تأسیسات،‌امور ادرای و ... تشکیل می­دهند.

جایگاه روابط عمومی ها در همایش ها

   بی­تردید روابط عمومی یکی از بخش­های حساس و مهم هر گردهمایی تخصص و علمی است. روابط عمومی با بهره­گیری از روش­های مناسب تبلیغاتی،‌ انتشاراتی‌،‌ سمعی و بصری،‌ طراحی و گرافیک،‌ یک وسیله و ابزار کارآمد و موثر برای دست یابی به هدفهای مورد نظر گردهمایی است.

طرح وظایف روابط عمومی

  1. تنظیم و اجرای سیاستهای خبری،‌ تبلیغاتی و انتشاراتی
  2. فراهم آوردن و ایجاد حسن ارتباط متقابل
  3. تهیه و تدوین اخبار اطلاعیه­ها،‌ آگهی­ها و پیامهای گردهمایی
  4. انعکاس فعالیتها و برنامه­ها
  5. تهیه راهنمای رسانه­ای
  6. تدوین و چاپ خبرنامه­ها و مجموعه مقالات
  7. انجام هماهنگی­های لازم و شرکت در جلسات همایش
  8. هماهنگی با دیگر کمیته­های گردهمایی
  9. تهیه و چاپ فرم­های مورد نیاز
  10. اجرای امور مربوط به سمعی و بصری
  11. اجرای امور طراحی و گرافیک (خطاطی)
  12. تهیه و توزیع اقلام تبلیغاتی
  13. جلسات امور صوتی و تصویری
  14. ملاقات با مقامات جهت انجام همکاری­های لازم
  15. تعیین و تشکیل جلسه هماهنگی و مکاتبه مستقیم با رابطین سایر سازمان­ها و موسسات

16. اجرای فعالیت­های تبلیغاتی در خصوص معرفی گردهمایی

  1. برنامه­ریزی برای بازدیدکنندگان از مراکز دیدنی و مرتبط با موضوع
  2. برنامه­ریزی نشست­ها و دیدارهای فرهنگی و هنری
  3. تهیه فراخوان اول و دوم برای درج در مطبوعات کثیرالانتشار که از طرف کمیته­های علمی و اجرایی دریافت شده
  4. ارسال فراخوان مقاله به دانشگاه­ها و مراکز صنعتی و موسسات مرتبط با انتشار در جراید
  5. مکاتبه با افرادی که کمیته علمی آنها را به عنوان افراد ذیصلاح و صاحب نظر برای ارسال مقاله به کنگره و یا شورای عالی پیشنهاد کرده
  6. تهیه فهرست نام شخصیت­ها و صاحبنظران مورد نظر از طرف کمیته اجرایی
  7. جمع آوری مقالات و ارسال آن به دبیرکمیته اجرایی
  8. انتشار اطلاعیه در اینترنت
  9. قرار دادن اطلاعات و اخبار در صفحه اول سایت گردهمایی

26. ایجاد وب سایت ویژه گردهمایی

  1. تبلیغات داخل و خارج سالن گردهمایی
  2. ساماندهی امور شرکت کنندگان خاص و عام
  3. تهیه و توزیع کارت، خلاصه مقالات، کیف یادمان
  4. تهیه تمبر به مناسبت برگزاری گردهمایی
  5. انجام امور تصویربرداری
  6. تهیه مهرهای گردهمایی
  7. پیشنهاد صدور احکام برای مسئولان زیربخش­ها
  8. برآورد هزینه­ها و یا بودجه بندی
  9. به کارگیری و ساماندهی نیروی انسانی متخصص و امکانات موجود

36. تهیه و تامین امکانات و تجهیزات لازم

  1. هدایت و نظارت و کنترل امور مرتبط
  2. تهیه چارت تشکیلاتی کمیته روابط عمومی
  3. صدور کارت شناسایی برای همه دست اندرکاران
  4. تهیه نقشه و کروکی شهر و محل
  5. تهیه آرم و لوگو
  6. تهیه بروشور گردهمایی و نقشه محل برگزاری و اسکان
  7. تهیه پرسشنامه
  8. پاسخگویی به سوالات شرکت کنندگان در گردهمایی و ارائه برنامه گردهمایی و ساعات رفت و آمد
  9. ارائه اطلاعات و بروشور و کتب تهیه شده برای شرکت کنندگان در حین ثبت نام

46. تهیه کارت نام سخنرانان برای قراردادن در مقابل آنان در حین سخنرانی

  1. آماده سازی محل تشکیلات
  2. اخبار راهنما در طول مسیر و مکان­های ضروری (تهیه راهنمای اطلاعاتی)
  3. آماده سازی میز اطلاعات و ارتباطات در محل گردهمایی و پانل­های مخصوص انعکاس اخبار گردهمایی و عکسها
  4. پیگیری چاپ و تکثیر جزوات و کتب
  5. دعوت از مسئولان و مقامات
  6. انتشار خبر به روزنامه
  7. هماهنگی جهت انعکاس مطلوب گردهمایی با رسانه­های گروهی و
  8. تهیه تراکت و خیر مقدم و نصب آن در محل
  9. تزئین سالن گردهمایی به شکل مطلوب

56. برگزاری مراسم اختتامیه و افتتاحیه

  1. جمع آوری مطالب مربتط از اینترنت
  2. تصویربرداری و ضبط مراسم گردهمایی به صورت حرفه­ای
  3. تهیه و تکثیر پرسشنامه­های دعوت شدگان برای پیگیری نتایج کار

60. تهیه سربرگ­های A4 و A5 برای گردهمایی

61. تهیه پرچم کشورهای شرکت کننده

62. تهیه پرچم گردهمایی

63. هماهنگی بار رابطان و جلسات و کنترل دستگاه­ها

64. تهیه اسامی شرکت کنندگان با سمت آنها

65. تعیین سخنگو

66. ضبط مقالات پذیرفته شده بر روی CD

67. ایجاد بانک اطلاعاتی

68. تهیه لوح تصویر و یادبود

69. انجام و پیگیری سایر وظایف محوله

  1. ارائه بیلان کار

تشریفات:

   شاید عموم مردم به این نکته وقوف نداشته باشند که تشریفات از هزاران سال پیش بخشی از زندگی روزمره را تشکیل می­داده است. نقاشی­های باقی مانده در معابد نشانگر این امر است که مقررات مشخصی برای انجام کلیه امور وجود داشته و سنگ نوشته­ها و کنده کاری­های موجود در تخت جمشید گواه وچود نظم خاص در دربار کوروش کبیر در زمینه ترتیب تقدم در بیش از 2500 سال پیش بوده است. با گذشت زمان تشریفات دستخوش تغییر گردیده و متناسب با تحول در زندگی رسمی تشریفات نیز دگرگون شده. یقیناً گسترش روابط با کشورها و افزایش سطرح ارتباطات با جامعه­ جهانی ایجاب می­کند کارگزاران دستگاه دیپلماسی و سیاستمداران به قانون مندی حاکم بر روابط بین الملل بخصوص در بعد رفتاری اشراف داشته و در مناسبات خود به جهان خارج حداقل آداب امروزه تحت عنوان کد رفتار بین المللی می­باشد رعایت نمایند. این رفتارهای خاص روند جدیدی از تعامل و همکاری متقابل بین افراد قبایل و جوامع و ملت­ها در طرح قرون بوده و در تعامل بین دولت­ها و سازمان­های بین المللی به عنوان آداب و آیین تشریفاتی مرسوم بوده و هر کشوری متناسب با آداب و رسوم تغییراتی را در نحوه اجرای آن فراهم کرده بنابر این کد رفتار بین المللی و آداب و آئین تشریفات در درجه اول مختص به روابط بین دولت­ها و سازمان­های بین المللی نیست بلکه در جوامع کوچکتر و حتی خانواده نیز کاربرد دارد و در درجه دوم رعایت اصول به منظور چشم پوشی از آداب و رسوم به مفهوم چشم پوشی از آداب و رسوم و مذهبی نیست بلکه مراد تلفیقی از آداب و رسوم بین المللی است.

تعریف جامع تشریفات

   مجموعه آداب و رسوم،‌ مقررات و قوانینی که در مراسم رسمی بین افراد و اعضای هیات­های دیپلماتیک، وزارت امور خارجه، دولت­ها و در کنفرانس­ها و مجامع بین المللی معمول می­باشد تشریفات یا پروتکل نامیده می­شود.

تعریف رفتار یا نزاکت

   نزاکت یا ادیکت عبارت است از طرح برخورد افراد با یکدیگر در زندگی روزمره بعضی از رفتارها از حدود مرزها گذشته و بعنوان یک تراکت بین المللی مورد قبول قرار گرفته و تقریباً به صورت مشابهی در جوامع بین المللی رعایت مجموعه این رفتارها تحت عنوان کد رفتار بین الملل معرفی شده است.

مشخصه­های تشریفات

   تشریفات مقدمه ورود و دست زدن به هر گونه حرکت اجتماعی است از این منظر از چارچوب خاصی به ما نگریسته می­شود و بعنوان برگزیدن یک کشور مورد قضاوت هستیم و در معرض یک مسابقه بین المللی و یک زندگی مقایسه­ای قرار می­گیریم در این خصوص تنها برای خود زندگی نمی­کنیم بنابراین باید از عادات ناپسند پرهیز کرده و عادات پسندیده بین المللی را بپسندیم. رعایت برخی از آداب و آئین­ها و شرکت در بعضی از مراسم ممکن است توام با صرف وقت و زحمت و مغایر با تمایلات شخصی ما باشد. پوشیدن لباس رسمی،‌ آراسته بودن،‌ ایستاده صرف غذا نمودن،&zwnj

/ 0 نظر / 210 بازدید